L’Association des résidents du lac Aylmer (ARLA) est engagée à protéger votre vie privée avec la même rigueur que celle avec laquelle elle protège la qualité de l’eau du lac.

Cette partie importante de cette mission, notre équipe l’accomplit avec succès année après année grâce à votre pleine confiance. En ce sens, nous vous invitons à consulter dès maintenant notre nouvelle Politique de confidentialité qui a été bonifiée et mise à jour.

Personne en charge de la protection des renseignements personnels

M. Léopold Brière
Président de l’ARLA
presidence.arla@lacaylmer.org

Politique de confidentialité

L’ARLA est soucieuse de respecter votre vie privée. La Politique de confidentialité (la « Politique ») vise à vous informer des engagements de l’ARLA en matière de respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels. Elle vise à vous aider à mieux comprendre les pratiques de l’ARLA relatives à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que l’ARLA recueille et détient sur vous, c’est-à-dire les renseignements qui permettent, directement ou indirectement, de vous identifier.

1. COLLECTE ET UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1.1 Moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis

Les renseignements personnels recueillis par l’ARLA lui sont fournis par différents moyens :

• Vous les indiquez verbalement, par courriel ou sur différents formulaires;
• Vous les transmettez lors du renouvellement de votre contribution;
• Vous utilisez le site Web de l’ARLA, ses applications ou ses plateformes transactionnelles;
• Vous communiquez par téléphone ou par courriel avec son Services aux membres;
• Vous remplissez des sondages, des études ou des formulaires de participation à des concours;
• Vous communiquez avec l’ARLA pour formuler un commentaire, une question, une plainte ou rapporter un événement ou un incident.

1.2 Consentement

La collecte de certains renseignements personnels est soumise à des consentements spécifiques. L’ARLA s’engage à n’utiliser que les renseignements personnels nécessaires et aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Dans l’éventualité où l’ARLA voudrait utiliser vos renseignements personnels pour une autre fin que celle décrite dans la Politique, elle devra obtenir votre consentement préalablement.

Si vous décidez de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou au partage de vos renseignements personnels, l’ARLA vous transmettra l’information pertinente vous expliquant les conséquences de ce retrait. Notez toutefois que si vous refusez que l’ARLA recueille certains renseignements personnels essentiels (telles que vos coordonnées), elle pourrait ne pas être en mesure de vous fournir les services demandés.

1.3 Catégories de renseignements personnels

L’ARLA a regroupé en catégories les renseignements personnels qu’elle peut recueillir auprès de vous ainsi que les fins pour lesquelles ils sont collectés.

Catégories de renseignements	Exemples de renseignements	Fins pour lesquelles vos renseignements sont collectés
1. Renseignements d’identification	Nom et prénom Adresses électronique et postale Numéro de téléphone	Être en mesure de vous servir et de vous offrir les services demandés; Vous transmettre des sondages; Communiquer avec vous par téléphone ou à l’aide d’infolettres; Vous poster le formulaire de renouvellement annuel et le Bulletin annuel; Effectuer des études, des analyses ou produire des statistiques.
2. Renseignements concernant vos compétences	Métier, expertise	Permettre d’identifier les individus qui pourraient aider l’Association
3. Renseignements concernant vos aspirations à participer	Disponibilité Type d’embarcation Disponibilité de votre quai	Joindre le Conseil d’Administration; Joindre le groupe des Sentinelles; Participer à des projets sporadiques; Faire partie de la relève.
4. Renseignements lorsque vous déposez votre candidature pour un poste à l’ARLA	Votre curriculum vitae, comprenant les renseignements personnels que vous y écrivez	Analyser et traiter votre candidature.

1.4 Accès à vos renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par l’ARLA sont accessibles à ses administrateurs et aux amis du CA qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Ces derniers sont sensibilisés en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels et doivent en tout temps en assurer la confidentialité.

2. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Il est possible que l’ARLA partage vos renseignements personnels avec des tiers, des fournisseurs de services ou des partenaires dans le cadre de ses activités et de sa mission.

2.1 Communication à nos fournisseurs et partenaires

L’ARLA peut communiquer vos renseignements personnels à ses fournisseurs de services ou à ses partenaires.

Par exemple, il est possible que l’ARLA communique vos renseignements personnels aux fournisseurs suivants :

• Fournisseurs pour la gestion des communications et des courriels;
• Fournisseurs pour des sondages de satisfaction et d’autres études.

Lorsque l’ARLA communique vos renseignements personnels à ces fournisseurs, elle s’assure que les contrats comportent les clauses de protection nécessaires afin de garantir la confidentialité de vos renseignements personnels.

3. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3.1 Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels détenus par l’ARLA sont conservés sur des serveurs sécurisés qui se trouvent habituellement au Canada. Il est toutefois possible que l’ARLA retienne les services de fournisseurs situés à l’extérieur du pays.

L’ARLA conserve vos renseignements personnels de manière sécuritaire tant et aussi longtemps qu’elle les utilise afin de mener ses activités, accomplir sa mission et vous offrir ses services. L’ARLA les conservera conformément aux périodes prévues au calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Ces délais sont prévus notamment pour permettre à l’ARLA de se conformer à certaines exigences législatives ou réglementaires ou pour produire ces renseignements en preuve, dans l’éventualité où l’ARLA serait partie à une réclamation ou à une poursuite.

3.2 Destruction des renseignements personnels

Une fois la durée de vie des renseignements personnels atteinte, l’ARLA s’assure de les détruire ou de les anonymiser. La destruction ou l’anonymisation s’effectue de manière sécuritaire, selon les meilleures pratiques applicables.

4. MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENT PERSONNELS

L’ARLA est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Elle met en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection de vos renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés et détruits.

L’ARLA a notamment mis en place les mesures de protection suivantes :

Mesures de protection informatiques	Sécurisation de toutes les composantes informatiques (postes, serveurs, réseau, etc.) selon les meilleures pratiques du marché Authentification multifacteur Gestion des accès Surveillance et contrôle pour la prévention et la détection d’activités
Mesures de protection liées aux employés	Code d’éthique et de déontologie Guide de cybersécurité Activités de formation et de sensibilisation obligatoires Processus de gestion des incidents de confidentialité et de sécurité

5. DEMANDE D’ACCÈS ET RECTIFICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous pouvez en tout temps vous adresser aux responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels pour toute demande d’accès à l’information concernant des documents détenus par l’ARLA ou concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez demander à l’ARLA de mettre à jour ou de corriger vos renseignements personnels. Pour ce faire, vous pouvez adresser votre demande par courriel ou par téléphone :

Par courriel : servicesauxmembres.arla@lacaylmer.org

Par téléphone : 418 331-2056

6. TRAITEMENT DES PLAINTES ET QUESTIONS

Dans un souci d’améliorer constamment la qualité de ses services, l’ARLA accorde une grande importance aux plaintes et aux commentaires de sa clientèle. Pour formuler une plainte relative à la protection des renseignements personnels, nous vous invitons à écrire à l’adresse courriel suivante : servicesauxmembres.arla@lacaylmer.org.

7. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

L’ARLA se réserve le droit de modifier en tout temps la Politique lorsque nécessaire afin de refléter les changements importants qui surviendraient dans son environnement interne ou externe. L’ARLA vous avisera au préalable de tout changement important.

Les changements sont en vigueur à la date de mise à jour indiquée ci-dessous.

Nous vous invitons à consulter la Politique régulièrement afin de vous assurer de prendre connaissance de la version la plus récente.

Dernière mise à jour de la Politique : 16 septembre 2023